QUY TRÌNH THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Xem nhanh

1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện
- Lưu ý quan trọng về phạm vi hoạt động
2. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
- Yêu cầu đối với tài liệu nước ngoài
3. Quy trình thành lập Văn phòng đại diện
4. Kết quả nhận được
- Thời hạn giấy phép
5. Các thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp phép
6. Lưu ý quan trọng về Trưởng Văn phòng đại diện (KHÔNG ĐƯỢC KIÊM NHIỆM)
Kết luận
THÔNG TIN LIÊN HỆ

Trong giai đoạn khảo sát thị trường Việt Nam, nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn mô hình Văn phòng đại diện (VPĐD) như một “trạm kết nối chiến lược” trước khi mở rộng sang công ty FDI hoặc chi nhánh chính thức. Đây là mô hình phù hợp để nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ tại Việt Nam.

Quy trình thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài được thực hiện như sau:

1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Được thành lập theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận ;
Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập;
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương còn thời hạn ít nhất 01 năm;
Nội dung hoạt động dự kiến của VPĐD phù hợp với cam kết WTO hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia;
Trường hợp ngành nghề chưa cam kết hoặc thuộc lĩnh vực đặc thù, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành.

Lưu ý quan trọng về phạm vi hoạt động

VPĐD của thương nhân nước ngoài không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Chức năng chính bao gồm:

Xúc tiến thương mại;
Nghiên cứu thị trường;
Tìm kiếm cơ hội đầu tư;
Làm đầu mối liên lạc và hỗ trợ công ty mẹ.

2. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Một bộ hồ sơ thành lập VPĐD thông thường bao gồm:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD;
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu pháp lý tương đương của công ty mẹ;
Quyết định bổ nhiệm Trưởng VPĐD;
Báo cáo tài chính năm gần nhất hoặc tài liệu xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế;
Hộ chiếu/CCCD của Trưởng VPĐD;
Hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt VPĐD.

Yêu cầu đối với tài liệu nước ngoài

Các tài liệu do nước ngoài cấp phải:

Được hợp pháp hóa lãnh sự;
Dịch sang tiếng Việt;
Công chứng/chứng thực theo quy định Việt Nam.

3. Quy trình thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nhà đầu tư nộp hồ sơ tại:

Sở Công Thương nơi đặt VPĐD; hoặc
Ban Quản lý Khu công nghiệp/Khu chế xuất/Khu kinh tế/Khu công nghệ cao (nếu VPĐD đặt trong khu này).

Hình thức nộp hồ sơ:

Trực tiếp;
Qua bưu điện;
Hoặc nộp trực tuyến tùy địa phương.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Trong khoảng 03 ngày làm việc:

Cơ quan cấp phép kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung (thông thường chỉ yêu cầu 01 lần).

Bước 3: Cấp Giấy phép thành lập VPĐD

Trong khoảng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập VPĐD;
Nếu từ chối, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trường hợp cần xin ý kiến Bộ chuyên ngành

Đối với một số lĩnh vực đặc thù hoặc chưa cam kết mở cửa thị trường:

Thời gian xử lý có thể kéo dài thêm khoảng 05–10 ngày làm việc.

4. Kết quả nhận được

Sau khi hoàn tất thủ tục, thương nhân nước ngoài sẽ được cấp:

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Thời hạn giấy phép

Tối đa 05 năm;
Có thể gia hạn nhiều lần theo quy định.

5. Các thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp phép

Sau khi được cấp Giấy phép VPĐD, VPĐD cần tiếp tục thực hiện các thủ tục vận hành như:

Khắc dấu VPĐD;
Mở tài khoản ngân hàng;
Đăng ký mã số thuế;
Tuyển dụng nhân sự;
Thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ với cơ quan quản lý.

6. Lưu ý quan trọng về Trưởng Văn phòng đại diện (KHÔNG ĐƯỢC KIÊM NHIỆM)

Theo quy định pháp luật Việt Nam, người đứng đầu VPĐD của thương nhân nước ngoài có một số hạn chế pháp lý quan trọng.

Cụ thể, Trưởng VPĐD không được đồng thời kiêm nhiệm các vị trí sau:

Người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài;
Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

Quy định này nhằm tránh xung đột lợi ích và đảm bảo VPĐD hoạt động đúng chức năng “đại diện – xúc tiến – liên lạc”, thay vì thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.