HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ: DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ?

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ký hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu quy trình quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn băn khoăn liệu việc gửi file PDF qua email, Zalo hoặc các ứng dụng nhắn tin rồi yêu cầu người lao động xác nhận đã đủ để hợp đồng có giá trị pháp lý hay chưa.

Câu trả lời là chưa chắc.

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản, với điều kiện việc ký kết và lưu trữ đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

Để hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề dưới đây.

1. Sử dụng phương thức ký điện tử phù hợp

Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng chỉ cần chèn hình ảnh chữ ký vào file PDF hoặc gửi hợp đồng qua email để người lao động trả lời "Đồng ý" là đã hoàn tất việc ký kết.

Trên thực tế, những hình thức này không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh việc giao kết hợp đồng, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp.

Doanh nghiệp nên sử dụng:

• Chữ ký số;

• Chữ ký điện tử;

• Hoặc các nền tảng ký hợp đồng điện tử đáp ứng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Một giải pháp ký điện tử phù hợp cần có khả năng xác định:

• Ai là người ký;

• Thời điểm ký;

• Nội dung được ký;

• Và bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi sau khi hoàn tất.

Khi tranh chấp xảy ra, việc chứng minh chính xác chủ thể ký kết và thời điểm ký sẽ là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

2. Bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng

Sau khi hợp đồng đã được các bên ký kết, nội dung phải được bảo đảm không bị chỉnh sửa hoặc thay đổi trái phép.

Nếu hợp đồng có thể bị sửa đổi mà không để lại dấu vết hoặc không có sự xác nhận của các bên, giá trị chứng cứ của hợp đồng sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu hoặc nền tảng ký điện tử có khả năng:

• Ghi nhận lịch sử thay đổi;

• Khóa nội dung sau khi ký;

• Lưu vết toàn bộ quá trình giao kết;

• Chứng minh được đâu là bản gốc của hợp đồng.

Điều này đặc biệt quan trọng khi hợp đồng được sử dụng làm chứng cứ trước cơ quan quản lý nhà nước hoặc Tòa án.

3. Lưu trữ hợp đồng điện tử đúng quy định

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ lưu hợp đồng trên máy tính cá nhân hoặc trong email của bộ phận nhân sự.

Cách lưu trữ này tiềm ẩn nhiều rủi ro như:

• Mất dữ liệu;

• Không thể truy xuất hợp đồng khi cần;

• Không chứng minh được tính toàn vẹn của tài liệu;

• Khó khăn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ.

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng các yêu cầu về:

• Khả năng truy cập và tra cứu;

• Sao lưu dữ liệu định kỳ;

• Bảo mật thông tin;

• Khả năng xuất trình tài liệu khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc Tòa án.

Một hệ thống lưu trữ phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm đáng kể rủi ro trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.

Những lỗi phổ biến khiến hợp đồng lao động điện tử bị tranh chấp

Qua thực tiễn tư vấn và giải quyết tranh chấp lao động, nhiều hợp đồng điện tử gặp vấn đề không phải vì nội dung hợp đồng mà do quy trình ký kết và lưu trữ chưa đúng quy định.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Không xác thực được người ký hợp đồng;

• Không lưu trữ nhật ký giao dịch điện tử (audit trail);

• Không chứng minh được thời điểm ký kết;

• Chỉnh sửa nội dung hợp đồng sau khi các bên đã ký;

• Chỉ gửi file qua email hoặc Zalo mà không sử dụng cơ chế xác nhận điện tử phù hợp;

• Không lưu trữ đầy đủ dữ liệu điện tử phục vụ việc đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều bất lợi khi xảy ra tranh chấp với người lao động.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử một cách hiệu quả và đúng quy định, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng quy trình ký hợp đồng điện tử thống nhất;

• Lựa chọn nền tảng ký điện tử đáp ứng yêu cầu pháp luật;

• Ban hành quy chế nội bộ về sử dụng chữ ký điện tử;

• Thiết lập hệ thống lưu trữ và sao lưu dữ liệu an toàn;

• Định kỳ rà soát quy trình nhằm bảo đảm tuân thủ các quy định mới của pháp luật.

Việc đầu tư đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí quản lý nhân sự và hạn chế rủi ro pháp lý trong tương lai.

Kết luận

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là xu hướng tất yếu và hợp đồng lao động điện tử đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.

Tuy nhiên, số hóa không đồng nghĩa với việc đơn giản hóa các yêu cầu pháp lý. Một hợp đồng lao động điện tử chỉ thực sự phát huy giá trị khi được ký kết bằng phương thức phù hợp, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và được lưu trữ đúng quy định.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình ký kết, lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp và xây dựng cơ chế quản lý hồ sơ điện tử bài bản để giảm thiểu rủi ro, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch triển khai hợp đồng lao động điện tử hoặc cần rà soát tính pháp lý của quy trình ký kết hiện tại, việc tham khảo ý kiến của luật sư sẽ giúp bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng.